Мой способ учёта финансов в семье

За два года ведения учёта своих финансов у меня с Олесей выработалась некая система, которой нам удобно пользоваться. Я зафиксирую её здесь, возможно, кто-нибудь напишет полезный feedback, ну или вдруг она кому-то поможет организовать свои финансы.

Кстати, хотел бы оговориться - способов ведения учёта денег существует великое множество. В интернете полно таких статей. Задача читателя - прочитать большинство из них, выделить те приёмы, которые могут сработать у них в семье, и попробовать их реализовать на практике. Моя статья - лишь одна из немногих, это всего лишь мой опыт, и это всего лишь мне удобно так работать.

Итак, в конце месяца (обязательно 30 или 31 число в зависимости от месяца) необходимо сделать несколько вещей:

  1. Нужно посчитать всю текущую наличность. Это означает перетряхнуть все карманы (если там могут быть деньги), посчитать деньги во всех кошельках, открыть интернет-банки и посчитать сумму на всех счетах. Так мы получим сумму реальных наличных денег. Отдельным пунктом я считаю еще сумму накоплений, у меня это специальный счёт, с которого деньги я не снимаю вообще. Т.е. у меня сумма накоплений и сумма реальных наличных денег (в том числе на банковских счетах) идут как два отдельных величины. Третья величина - это обязательства. Обычно если мы давали кому-то в долг, то обязательства положительные, т.е. например +25 0000 руб, если взяли ипотеку или кредит на машину, то отрицательный, например минус2 000 000 руб. Вот три реальные величины, которые мы должны посчитать на конец месяца. Но - внимание - это обязательно надо делать каждый месяц и обязательно хотя бы рядом с последним днём, чтобы статистика получалась адекватной.
  2. Сложив эти три величины (реальные деньги, накопления и обязательства) мы получим реальный баланс текущего месяца.
  3. Если мы ведем этот учет не первый месяц, то у нас есть аналогичная сумма - баланс прошлого месяца. Если элементарно вычесть эти два реальных баланса, мы получим абсолютно точное изменение наших денег, т.е. увеличились ли наши деньги за прошлый месяц или уменьшились, а так же абсолютно точная сумма, на которую это изменение произошло. Т.е. каждый месяц мы знаем, что в прошлом месяцы у нас, например, был доход + 50 000 руб. Или убыток 10 000 руб. И т.д.
  4. Теперь усложняем систему и добавляем информацию, которая позволит нам понять, почему у нас получится такой баланс в месяце. А если конкретнее, то мы добавляем учёт двух параметров: доходы и расходы. Я указываю абсолютно все факты прибавления денег в семье, это не только зарплата, но и начисление процентов за наличность на карточках (обычно ежемесячно по 1 проценту), и подарки в деньгах и прочее. Итак, каждый месяц у нас есть сумм пришедших в семью денег.
  5. Также мы ведем учёт расходов по упрощенной схеме. Дело в том, что мы с Олесей несколько месяцев записывали очень подробно на что мы тратили деньги, и выяснили, что ежемесячно мы тратим примерно одну и ту же сумму на еду и базовые развлечения. Мы решили выделить это как отдельная статья расходов "Стандартные расходы", и тогда нам осталось учитывать только какие-то необычные покупки. Так вести учет расходов стало очень просто. Итак, теперь у нас есть сумма денег, которую наша семья потратила за месяц.
  6. Теперь самое интересное - если из суммы учтённых доходов вычесть учтённые расходы, то мы должны получить примерно ту же сумму, что при вычитании реального баланса сегодняшнего месяца от реального баланса прошлого. По моему опыту получается так, что с самого начала расхождение очень сильное, т.е. попросту учтённое не сходится с реальным положением вещей. Тогда мы начинаем вспоминать, на что мы потратили еще, вспоминается много необычного, о чем забыли, иногда даже дополнительные доходы вспоминаются. В результате мы получаем довольно объективную картину того, на что тратятся наши деньги и откуда эти деньги приходят. Лично я начал доверять вообще системе учёта денег именно из-за этого - теперь я уверен, что она отражает реальное положение дел.
    На скриншоте расходов данное расхождение отмечено красной стрелочкой - расхождение будет всегда, потому что мы лишь примерно прикидываем наши "стандартные расходы" а они могут быть как больше так и меньше указанной нами цифры. Поэтому я это расхождение указываю просто плюсом к учтённым расходам:
  7. Осталось распечатать итоги месяца на какой-то красивой бумажечке и гордиться тем, на сколько ваша семья стала богата за последний месяц :)

Для удобства я сделал себе небольшой локальный сайт, где расчеты автоматизированы, но это можно делать и в экселе. Чтобы вам было лучше понятно, о чем я говорил в этой статье, вот пример одного моего месяца (извините, цифры пришлось замазать чтобы не вызывать ни у кого ни зависти, ни презрения :))

За время использования эта система позволила нам знать реально сколько денег в семье прибавилось и на что мы распределили свои деньги.

Одна последняя вещь, которую хотелось бы добавить - это хитрая статья "обязательства". Через несколько месяцев после пользования этой системой я понял, что выплату по обязательствам нельзя записывать в расходы семьи. Расход был только один раз - в тот месяц, в который мы взяли эти обязательства и получили что-то (например, машину). В тот месяц у нас на балансе будет оооогромный убыток :) Но зато потом, когда вы выплачиваете частями это обязательство, то просто уменьшаете сумму в графе "обязательства" на выплаченную величину, ничего не указывая в расходах.

Кстати, этот нюанс мне помогло заметить как раз сравнение реальных денег с учтёнными (после размышлений, почему сумма расхождения большая, я понял что выплаты по обязательствам учитывались два раза если их в расходы писать), что еще больше укрепило мою веру в эту систему.

Надеюсь, вы найдете в ней что-то полезное для себя. Если она вам понравилась или есть какие-то идеи, напишите их в комментариях. Удачи!

p.s. #1 После полугода использования вскрылся еще один нюанс - в "обязательства" надо записывать только те "обещания", которые не выданы под проценты. Например, если кто-то у нас занял денег, то это как раз можно записать в обязательства т.к. мы знаем, что эти деньги мы когда-нибудь получим, т.е. обязательства будут +Х рублей. Или если нам продали что-то в рассрочку без процентов, то обязательства будут -Y рублей.

Но сложнее обстоит дело тогда, когда у нас каждый месяц накладываются проценты. Это обычно кредиты/ипотека. Дело в том, что если мы будем выплачивать кредит строго по графику, который нам выдал банк, то тут всё как раз-таки просто и понятно - нам банк заранее рассчитал график выплат и остаток нашего долга, и он уменьшается ровно настолько, насколько мы погашаем эту ипотеку по графику. Например если мы взяли ипотеку 1 800 000 на 12 лет, то банк нам посчитал, что мы должны ему 3 400 000 руб - если вы собираетесь тянуть лямку рабства все 12 лет, то смело записывайте эту сумму в графу "обязательства" под знаком минус и продолжайте использовать мою систему, баланс будет сходиться идеально. Однако, если мы всё же собираемся вносить дополнительные досрочные платежи, то в этом случае в итоге нам нужно будет заплатить банку не 3 400 000, а какую-то сумму, меньшую, но насколько меньше, мы до конца не знаем пока эту ипотеку не выплатим полностью последним платежом.
Что же делать в таком случае?
После мозгового штурма с моей многоуважаемой женой мы нашли решение.
Нужно добавить отдельную графу в структурах наших наличных денег "Большие покупки". При взятии какого-то кредита под проценты в нашем балансе не меняется вообще ни-че-го. Зато каждый раз, когда мы выплачиваем часть кредита/ипотеки банку, мы как бы переводим наши наличные деньги на счет этой "Большой покупки". Т.е. по факту мы как бы копим на эту вещь или квартиру. Общий баланс наш при этом увеличивается, при этом баланс будет сходиться ибо никаких виртуальных процентов мы сюда не вносим. И так мы "копим" (а по факту - платим банку) до тех пор, пока не происходит самый последний платёж по кредиту. Например, в случае с квартирой это будет, к примеру, когда на счету "Большие покупки" будет сумма 2 400 000 руб. По факту это будет означать, что мы заплатили банку за всё это время как раз 2 400 000. А в результате получили полноправное владение квартирой. Вот именно в этот месяц (последнего платежа) мы наконец-то записываем наш расход в месяце: - 2400000 на покупку квартиры. При этом счёт "Большой покупки" просто обнуляется, и в балансе у нас опять всё сходится и всё прозрачно.

p.s. #2 Так же возникла необходимость учитывать в этой системе валюту - доллары и евро. Я не хочу усложнять систему, вводя дополнительные валюты, поэтом я сделал проще. Вся система в рублях и общий баланс тоже в рублях. При этом те деньги, которые в валюте (например, в наличке или на каком-то счету) я просто конвертирую в рубли по текущему курсу, и в соответствующую графу для учёта уже записываю соответствующую сумму в рублях. Например, если у меня на счету 4000 долларов, курс доллара 42, то значит я пишут что у меня на счету 168 000 руб. Далее, я добавил еще дополнительно графы, заполняющиеся каждый месяц - курс доллара, курс евро, количество долларов и количество евро, а так же Заметки. Фиксируем курсы валют на этот месяц, заполняем графы количества валют, а в Заметках пишем, на каких счетах сколько валюты реально лежит, чтобы не запутаться.
В следующем месяце нам нужно, чтобы сходился баланс. При этом курсы валют уже поменялись.
Рассмотрим первый случай, самый простой - валюта просто лежит точно так же, я не получаю новую валюту и не меняю существующую. Чтобы сходился баланс, нам надо проделать простую операцию: посчитать эквивалентную сумму этим долларам в рублях по курсу текущего месяца, затем опять посчитать эту сумму но по курсу прошлого месяца. Получить их разницу. В итоге получаем какую-то сумму в рублях, в России она обычно всегда положительная, например +3000 руб. Это означает, что мы получили прибыль от наших вкладов в валюту 3 000 руб. Эту прибыль нам надо записать в доходы. Всё, теперь баланс идеально сходится.
Второй случай - когда мы получили валюту в добавление к существующей. В этом случае всё то же самое, в расчетах о прибыли валюты учитываем только сумму прошлых долларов, новые не считаем.
И теперь последний, самый сложный случай - когда у нас была сумма в долларах, затем в следующем месяце мы часть сняли, и затем получили еще доллары. В этом случае наши расчеты меняются, но не очень значительно:
сначала считаем, сколько у нас валюты, которая оставалась нетронутой. Например, у нас лежало 3000 долларов, в след месяце мы сняли 1500 и 1500 еще у нас осталось лежать.
Курс прошлого месяца был 42, в этом, предположим, 45.
Тогда наши расчёты будут: 1500 (это количество нетронутой валюты) * 45 - 1500 * 42 = 4500 руб, это прибыль с нетронутой валюты.
Теперь с той, которую мы поменяли в середине месяца, например, по курсу 43 руб: 1500*43 - 1500*42 = 1500 руб - это прибыль с той валюты, которую нам пришлось поменять раньше.
В итоге в прибыль от валюты мы записываем сумму от обеих частей наших валют, т.е. в примере 1500 + 4500 = 6000 руб.
В таком случае баланс будет сходиться.
В объяснении это кажется довольно сложным, но на самом деле всё очень просто, особенно если все формулы забить в эксель или какую-либо другую автоматическую программу.

Еще один реальный пример расчёта правильного значения "прибыль от курса валют", чтобы стало всё окончательно понятно:
К примеру, в прошлом месяце у нас были такие заполненные графы:
курс доллара=42.0
курс евро=55.0
кол-во долларов: не важно
кол-во евро: 180
Далее мы получили зарплату в долларах, ее следует считать по курсу прошлого месяца, т.е. например если пришло 1000$ то надо записать в доходы 42000 руб.
Теперь у нас конец месяца и показатели такие:
курс доллара: 48.9
курс евро: 59.6
кол-во долларов: 3417
кол-во евро: 180
А так же у нас есть записи:
Обменял 1500$ по 42
Обменял 1850$ по 44.5
Обменял 1661$ по 45.15
Обменял 300$ по 47.1

Теперь мы считаем прибыль от разницы курсов валют в этом месяце: прибыль от евро самое простое, это 180 * (59.6 - 55.0) = 828 р
Прибыль от долларов, которые я менял в течении месяца: 0 + 4625 + 5232 + 1530 = 11387 р.
Прибыль от оставшихся долларов: 3417 * (48.9 - 42) = 23 577 р.
В итоге в графу "доходы" нам надо в этом месяце записать сумму 23577 + 11387 + 828 = 35 792 р.
Всё, теперь баланс у нас будет сходиться точно, ведь мы правильно учитываем разницу между курсами валют.

Тем, у кого нет таких частых операций с валютой в месяце, могу посоветовать сделать проще: учитывайте покупку валюты просто как расходную операцию. Т.е. если купили валюту, то потратили Х рублей. Затем, предположим, вы отложили её в сейф, подождали год и только потом решили обменять их на рубли и купить что-то. В таком случае меняете на рубли, и сумму просто пишете в "доход". С балансом будет всё в порядке, но мне такая система не подходит, ибо количество долларов у меня меняется ежемесячно и я не хочу искажать графы "доход" и "расход".

p.s. #3 Если вам понравился этот способ учёта финансов и вы думаете, что он подходит именно вам тоже, то можете обратиться ко мне, я вышлю вам копию локального сайта, в котором вы можете вести такой учёт и в котором уже автоматизирована часть вычислений.

Удачи!

p.s. По малочисленным просьбам желающих прикрепил копию этого сайта к статье. Если вы решите её пользоваться, пожалуйста, присылайте идеи как эту систему можно улучшить или упростить.
Инструкция по установке:
Скачиваете два архива прикрепленных к статье.
Если вы совсем не знаете с какой стороны подойти к настройке локального сайта, то можете прочитать курс "Первый шаги с Друпал" http://podrupalim.com/pervye-shagi-s-drupal-7 В любом случае, нам нужен установленный локальный сервер.
Открываем phpmyadmin, создаем новую базу данных, нажимаем ссылку "Импорт", и выбираем для импорта файл fin-statements_1.sql_.zip , база данных будет успешно импортирована.
Дальше создаете новый локальный сайт (читайте курс указанный выше) и копируете туда файлы из второго моего архива fin-statement.zip
Дальше открываете файл sites/default/settings.php и указываете свои настройки к базе данных. Т.е. имя базы данных, ну и при необходимости меняете логин и пароль (на локальных серверах обычно стоит root без пароля). Сохраняете (проверьте, чтобы он сохранился, если не получается то уберите галочку "только чтение" с этого файла)
После этого открываете этот локальный сайт со своего браузера. Откроется главная страничка, на ней есть форма логина в левом столбце. Вводите admin и пароль: 123. Появится черная полоска сверху - это админ меню. Дальше по желанию - можете создать новый отчет /node/add/statement, можете отредактировать тот пример, что я для вас сделал. Собственно, это все. Там есть некоторые поля, которые специфичны только для меня (например, разные счета в Альфа-Банке), вы можете их просто игнорировать или использовать по своему разумению.
Список всех отчетов отображается или на главной странице или на админ странице /admin/content

Удачи!

Прикреплённые файлы: 

Комментарии

Nikita Petrov 04.03.2015 - 22:09

Спасибо за интерес, прикрепил копию сайта к статье, попробуйте его использовать, если будут успехи, поделитесь своими идеями по улучшению!

Nikita Petrov 04.03.2015 - 22:08

А что, хорошая идея - давайте вместе попробуем эту систему, вдруг у вас еще появятся идеи как ее можно улучшить или упростить. Прикрепил сайт к статье и написал краткую инструкцию по установке.

Макс 30.03.2016 - 14:03

можно просто в эксель документ записывать и формулы подстваить чтоб считал, не обязательно сайт ставить, тот же функционал

Nikita Petrov 30.03.2016 - 16:44

Да, все верно, хороший комментарий, по сути сайт делает просто арифметические операции с цифрами, что легко можно сделать в экселе. Мне проще было сделать на сайте потому что я это умею и мне хотелось иметь красивые странички с отчетами для распечатывания. Но все остальные могут работать в экселе, моя сестра так делает, тут главное сам принцип сохранения информации о своих доходах и тратах.

Добавить комментарий